A reunião inicial do seu projeto é um momento emocionante.

Os depósitos foram pagos e o cliente está pronto para começar seu projeto o mais rápido possível. Acho que quanto mais preparado estou para a reunião inicial, mais provável é que o cliente siga minha liderança e confie em meu julgamento durante a reunião, bem como durante todo o ciclo de vida do projeto. Então, como podemos garantir uma ótima sessão de planejamento da reunião inicial?

Limitar o número de atendentes

No início de minha carreira, eu estava trabalhando em um projeto para o conselho de educação de um condado próximo à minha cidade natal.

Tínhamos acabado de ganhar o emprego e me disseram que a equipe do cliente estava entrando no escritório para se encontrar com nossa equipe. Quando chegou a hora da reunião, dez pessoas compareceram. Isso se traduziu em dez opiniões, dez pessoas interrompendo umas às outras, dez possíveis idas ao banheiro, dez cozinheiros na cozinha estragando o caldo.

Foi um pesadelo e não conseguimos nada além de frustrar nosso novo cliente. Ao agendar sua primeira reunião, certifique-se de indicar que apenas o tomador de decisão precisa comparecer. E se dez pessoas tomarem a decisão, calce as botas e comece a andar porque você nunca deveria ter aceitado o projeto sob esses termos.

Sugiro que uma ou duas pessoas no máximo venham à sua reunião inicial. Você fará mais, terá menos interrupções e terá uma ou duas pessoas responsáveis pelas entregas que solicitará. Adivinha?

O dedo apontando também foi reduzido.

Declare os resultados e resultados pretendidos

Abra sua reunião com o que você vai falar e com o que o cliente vai sair. Definir expectativas é algo que você deve tentar fazer toda vez que se encontrar com um cliente para manter a eficiência e mostrar que leva o tempo dele a sério. Mais importante, eles entenderão por que estão se encontrando e estarão no estado mental certo para o seu bate-papo.

Após a reunião inicial

Depois que o cliente sai, o que normalmente faço é inserir as datas de vencimento em nosso software de gerenciamento de projetos (usamos activeCollab ).

Então eu vou fazer um relatório rápido. Enviarei o relatório ao cliente por e-mail como um lembrete das coisas que discutimos, junto com uma nota agradecendo pelo tempo que investiram na reunião inicial.